Viele Systeme sind im Hotel verankert und für verschiedenen Prozesse verantwortlich. Die Mitarbeiter sind darauf geschult und kennen sich aus.
Grundsätzlich gilt es die Bestandssysteme bestmöglich zu nutzen. Mitarbeiter*innen gehen damit routiniert um und ein Großteil der Hoteloperation wird damit abdeckt: das Property Management System (PMS). Heute lassen sich die meisten PMS mit einer 2-Wege Schnittstelle an ein zentrales Reservierungssystem (CRS) anbinden. Sobald die Schnittstelle getestet und implementiert ist, können Preise, Verfügbarkeiten und Buchungsbedingungen an alle online Vertriebspartner geschickt und im Gegenzug alle Reservierungen automatisch ins PMS geladen werden. Zu den online Vertriebskanälen, die so angesprochen werden können, gehören die Globalen Distribution Systeme (GDS) für die Vermarktung an das Businesssegment, die Online-Buchungsportale wie booking, expedia, HRS für das Business- und Leisuresegment und natürlich die Buchungsmaschine auf der eigenen Webseite.
Aus dem CRS heraus werden zudem auch Hotelbeschreibungen und Bilder automatisiert an die o.g. Vertriebskanäle geschickt. Für das Hotel bedeutet das: Datenpflege nur an einer Stelle (CRS) sowie das Ende von manuellen Arbeiten rund um die Online-Reservierung. Ein großer Vorteil für durch die Pandemie und Kurzarbeit verkleinerte Hotelteams.
